Control de consumibles en un salón de belleza: consumo y bajas

Los consumibles son la partida de gasto más invisible de un salón: el tinte, el oxidante, el champú, los guantes y las toallas y sábanas desechables se van poco a poco, y a final de mes resulta que una suma considerable se fue en reponer y nadie sabe decir exactamente en qué. Te explicamos cómo funciona el control de almacén en SetNow: cómo fijar una norma de consumo en un servicio, por qué los materiales se descuentan solos después de una visita, qué pasa si se cancela una cita, cómo se calculan el costo y el margen de un servicio y cómo ver qué especialistas gastan más de la norma.

Puedes empezar a controlar el almacén sin contar todo el salón

El motivo principal por el que el control de almacén nunca llega a implantarse suena siempre igual: «primero habría que contarlo todo». Por eso cada artículo tiene su propio interruptor «Controlar stock». Mientras está desactivado, no se registran movimientos y el almacén no te pide nada, pero los costos previstos y las normas de consumo siguen funcionando: los materiales por servicio realizado y el margen del servicio se calculan desde el primer día. Puedes activar el control más adelante: el sistema solo te pedirá el stock inicial de los artículos que hayas decidido vigilar.

El orden de trabajo es este: crea tus artículos, asígnales un costo previsto y fija normas de consumo para los cinco a diez servicios más frecuentes. Ya en ese punto ves cuánto material se come una coloración y qué queda del precio. Las existencias, las entradas de mercancía y el inventario son el segundo paso, y puedes llegar a ellos en una semana o en un mes.

Artículos: el artículo, su uso y su unidad

La unidad de control es un artículo de almacén con un uso: «consumible» (se gasta en los servicios), «producto» (está en la estantería) o «producto y consumible». Lo último no es una rareza, sino lo normal en un salón: el mismo champú se vende a los clientes y se usa en el lavacabezas. Crear para ello dos registros con dos existencias separadas no está permitido, porque ese es el camino hacia un stock que nunca cuadra; por eso el uso es una propiedad del artículo y no la marca de un almacén aparte.

La unidad de medida se elige de una lista fija (unidades, mililitros, litros, gramos, kilogramos, metros) y queda bloqueada con el primer movimiento; a propósito, no hay conversión entre unidades. Los envases del tipo «frasco de 250 ml» existen solo para introducir y mostrar datos: el control siempre se lleva en la unidad base. Los artículos se organizan en categorías, y para las entradas de mercancía hay un directorio de proveedores.

La sucursal es el almacén

Las existencias y los costos se llevan por artículo y sucursal. No hay una entidad «almacén» aparte ni un selector de almacén en los formularios: el caso de «dos armarios en la misma sala» no es algo que necesiten los salones y estudios, mientras que las sucursales te dan el modelo de acceso sin coste adicional: el propietario ve toda la empresa y un administrador, sus propias sucursales.

Un traslado entre sucursales es un documento con entidad propia, no una baja más una entrada. Una sola operación crea las dos mitades a la vez: una salida en la sucursal que envía y una entrada en la que recibe, con un único número y dentro de una única transacción; una mitad no puede existir sin la otra. El costo se traslada solo y no se puede introducir a mano: un movimiento interno de mercancía no debe cambiar en absoluto el valor del stock de la empresa. Un traslado no cuenta como consumo ni como pérdida en ningún desglose: la mercancía ha cambiado de estantería, no se ha ido. El informe de existencias muestra los traslados en columnas propias: sin ellas, «salieron 40 unidades» no te dice si se vendieron, se gastaron o se llevaron a otra sucursal.

La norma de consumo está en el servicio, no en la pareja servicio-especialista

La norma está en su propia pestaña «Materiales» dentro del servicio: líneas de «artículo más cantidad en la unidad base». Es una decisión deliberada. En el enfoque de matriz, donde la norma va ligada a una pareja servicio-empleado, un salón con veinte servicios y diez especialistas tiene doscientos puntos de configuración: nadie los rellenará nunca todos, y la mitad de lo que se rellene se quedará desactualizado.

Las excepciones para un empleado concreto existen, pero están en un bloque aparte, contraído mientras está vacío. Primero eliges al empleado y luego sus líneas, que es justo como se lee la excepción: «Ana lo hace de otra manera». Una excepción sustituye por completo la línea base de ese artículo, incluso con el valor 0, es decir, «no lo usa». El cero se muestra como una marca explícita y no como un campo vacío: «no lo usa» y «nadie lo rellenó» son hechos distintos.

Cada línea de norma tiene una base de cálculo. «Por persona asistente»: tinte, guantes, todo lo que se gasta en una persona. «Una vez por sesión realizada»: desinfección de la sala, materiales para el grupo en su conjunto; una línea así se descuenta cuando termina la sesión, siempre que haya venido al menos un participante. Es esta segunda base la que hace que el control sea fiel en los formatos grupales: lo que consume una sala no debe multiplicarse por el número de participantes. Un artículo en un servicio tiene una sola base: el selector modifica la línea existente en lugar de crear una segunda.

Modificar una norma no tiene efecto retroactivo. En una baja solo se usan las líneas creadas antes de la visita, y cada movimiento guarda una instantánea de la norma. Así, cambiar una norma hoy no genera consumo en las visitas de ayer ni reescribe lo ya descontado, y el informe de un mes cerrado no cambia por sí solo.

Las bajas siguen a la visita, no a un botón

Marca a un cliente como asistido y los materiales se descuentan en la misma operación: no hay que registrar nada a mano. Si la asistencia se rellena con el cierre automático de citas, la baja la materializa un proceso en segundo plano con un retraso de 12 horas. El retraso no es técnico: el cierre automático marca a todos como asistidos, incluidas las ausencias reales, y descontar de inmediato generaría un consumo fantasma justo en esa proporción, normalmente un 10-20 %. Doce horas es el margen en el que un especialista puede corregir una ausencia antes de que se convierta en consumo.

Una cancelación es siempre un documento de anulación visible, nunca una línea que desaparece sin más. Si conviertes una visita en ausencia, eliminas una cita creada por error o cancelas una sesión entera, los materiales vuelven, y en el registro de movimientos eso aparece como un documento aparte vinculado al original. La devolución de materiales no depende de si se consumió una visita del bono: las penalizaciones de los bonos tienen sus propias reglas y los materiales, las suyas.

Quedarse sin stock no bloquea una visita. El servicio ya se ha prestado y no tiene sentido negarlo en la contabilidad: la baja automática siempre se registra, las existencias pasan a negativo exactamente por la cantidad no cubierta, el faltante queda anotado en el documento y los responsables reciben una notificación. El negativo se cubre con la siguiente entrada o con un inventario. En cambio, las operaciones manuales que dejarían el stock en negativo siempre se rechazan, indicando la cantidad disponible.

El consumo real lo corrige quien prestó el servicio

La norma es el plan, y solo el especialista conoce la realidad: se gastó un tubo y medio de tinte, no uno. Por eso la corrección del consumo real está en la propia cita y la puede hacer quien prestó el servicio sin ningún acceso al almacén, mientras que el servidor le oculta los precios de compra y los totales, de modo que solo ve cantidades.

Los límites de esta corrección son estrechos y deliberados:

• solo en una cita con el estado «Asistió»: en cualquier otro, el consumo ya se ha anulado;
• solo artículos de las normas de consumo de los servicios de esa cita, además de consumibles de la misma sucursal;
• si no hay stock suficiente, se rechaza: es una operación manual, y solo las bajas automáticas pueden dejar el stock en negativo;
• el plazo para corregir va desde la visita hasta el final del día siguiente en la hora de la empresa; después, las correcciones requieren un documento de almacén.

Una corrección hecha antes de la materialización registra la propia baja con las cantidades reales y cierra el retraso; una corrección posterior anula el movimiento anterior y registra uno nuevo, tantas veces como haga falta. El consumo por sesión se corrige con una operación aparte sobre la sesión finalizada, con el mismo plazo.

Documentos de almacén: de borrador a contabilizado, correcciones solo por anulación

Cada operación de almacén es un documento con la misma estructura: stock inicial, entrada de mercancía, baja, inventario, revalorización, consumo en servicios y anulación. Un borrador se puede editar y eliminar libremente y no afecta a las existencias. Al contabilizarlo se crean los movimientos y se modifica el saldo en una sola operación atómica.

Un documento contabilizado nunca se edita ni se elimina. Un error se corrige con un contradocumento: una anulación que refleja el original, vinculada a él y con la fecha del día de la corrección; el mismo documento no se puede anular dos veces. Por el mismo motivo, están prohibidas las fechas retroactivas: un documento lleva la fecha en que se contabiliza, y el número y la fecha de la nota de entrega en papel son datos de referencia, no la fecha de la operación. Solo con este modelo el registro de movimientos sigue siendo una respuesta honesta a «¿adónde fueron esos 12 frascos?», y solo así un mes cerrado deja de reescribirse solo.

Las entradas de mercancía tienen sus particularidades: un proveedor del directorio y un precio de compra obligatorio en cada línea; el formulario rellena de antemano el costo medio actual o el previsto para que no tengas que volver a escribirlo. Un mismo artículo puede aparecer en dos líneas con precios distintos: dos lotes en una misma nota de entrega es algo de todos los días.

Una baja tiene que llevar un motivo, uno por documento: dañado, caducado, probador, uso interno, faltante, corrección de un error de introducción. Sin motivo no hay informe de «¿adónde fueron esos doce frascos?», y el almacén deja de ser una herramienta de control. El motivo «trasladado a otra sucursal» solo sobrevive en documentos históricos: los traslados tienen ahora su propio tipo de documento, y el sistema no acepta una baja nueva con ese motivo.

Una errata en el precio de una nota de entrega se corrige con una revalorización: fija un nuevo costo para el artículo en esa sucursal sin tocar la cantidad y exige un comentario que explique el motivo. Anular una entrada que ya tiene consumo asociado no funcionará: la reversión choca con la prohibición del stock negativo. Así que la regla es sencilla: el precio se corrige con una revalorización; la cantidad, con una anulación.

El costo es un promedio: cada entrada lo recalcula por artículo y sucursal. El consumo ya registrado no se reescribe en el proceso: el movimiento guarda una instantánea del costo en el momento de la baja, así que el informe del mes pasado se calcula con los precios del mes pasado y no con los de hoy.

Stock inicial y carga masiva

El stock inicial es un tipo de documento propio y no una entrada: si no, acabaría en el informe de «¿cuánto hemos invertido en compras?» y lo inflaría con todo lo que ya estaba en la estantería. Se introduce una sola vez: se rechaza una línea para una pareja artículo-sucursal que ya tenga movimientos, porque un segundo «stock inicial» simplemente duplicaría el saldo. Lo que aparezca después del arranque se puede añadir con una entrada o con un inventario.

Para un arranque masivo hay una carga de archivo de «artículos más existencias», con vista previa y asignación de columnas: primero se analiza el archivo y luego se crean los artículos y un documento de stock inicial por sucursal.

Inventario en un salón: un borrador, dos instantáneas y una celda vacía en lugar de un cero

Contar una estantería es un proceso, no una edición instantánea de las existencias, así que un inventario siempre tiene borrador: puedes rellenar líneas durante el tiempo que quieras y, hasta contabilizarlo, no se toca ningún saldo. Puedes contar desde el teléfono delante de la estantería: es el mismo documento y la misma mecánica que en la versión web.

Cada línea guarda dos instantáneas de las existencias contables: en el momento de crear el documento y en el de contabilizarlo. El ajuste se calcula a partir de la instantánea de contabilización, y la diferencia entre ambas se muestra en su propia columna, «cambió durante el recuento», con detalle de los movimientos de ese intervalo. Una visita que gastó tinte mientras contabas la estantería se ve tal cual es y no parece un faltante.

Un recuento vacío y un cero son cosas distintas, y este es el punto más costoso de un inventario. Un artículo que se deja sin contar no cambia su saldo al contabilizar el documento; un cero lo deja a cero. Al contabilizar se crean movimientos separados de sobrante y faltante; el costo de un sobrante se toma de la línea o, si no se introdujo, del costo medio actual, o del costo previsto del artículo si tampoco hay promedio.

Un inventario contabilizado no se puede eliminar: solo se puede anular por completo, y solo si al revertir todas las líneas el stock no queda en negativo. Un sobrante que las visitas ya han consumido impide la anulación: el sistema la rechaza con una lista de los artículos que la bloquean, y la corrección adecuada es entonces un nuevo inventario compensatorio. En cualquier caso, el historial se conserva: un error de recuento queda a la vista y no se maquilla sin dejar rastro.

Lotes y fechas de caducidad: se activan por artículo, no para todo el almacén

No todos los artículos necesitan lotes. En una clínica de estética, el armario de los rellenos dérmicos está junto al de los guantes; en un salón con doscientos artículos, los números de lote importan para entre cinco y veinte: tinte, oxidante, pegamento de pestañas, desinfectantes. Por eso el control por lotes se activa con un interruptor en el artículo: un ajuste para toda la empresa te obligaría a controlar números de lote hasta de las toallas de papel.

En un artículo con control por lotes, una entrada de mercancía tiene que llevar un número de lote o una fecha de caducidad; si no, la mercancía se sumaría sin más al fondo común y la trazabilidad por la que se marcó el artículo se perdería en la operación más frecuente de todas. Una nueva entrada con el mismo número de lote se suma a ese mismo lote en lugar de crear duplicados.

La baja elige el lote por sí sola: primero sale lo que caduca antes. El especialista no elige un lote antes de una visita ni piensa en lotes: el registro de consumo le muestra una sola línea aunque el material haya salido de dos lotes. Obligar a la gente a elegir el lote a mano es la forma de conseguir un sistema que acaban esquivando.

Qué pasa con el stock caducado es un ajuste de la empresa: un aviso para un salón, un bloqueo para una clínica. Un bloqueo significa «sáltate ese lote y toma el siguiente», no «rechazar»: el rechazo solo llega cuando no hay suficiente stock dentro de plazo. Hay dos excepciones innegociables: una baja con el motivo «caducado» siempre toma stock caducado, porque si no, ese stock no se podría ni usar ni dar de baja; y una visita nunca se bloquea, porque el servicio ya se ha prestado.

La caducidad se comprueba con la fecha de la operación, no con la de hoy: una baja automática la materializa un proceso en segundo plano después de la visita, y un producto que estaba dentro de plazo cuando se prestó el servicio no debe pasar a estar caducado a posteriori. Trasladar stock a otra sucursal lleva el lote con su caducidad: un traslado no es una forma de reiniciar el control de caducidad.

Costo del servicio: materiales por servicio realizado y margen

En la parte superior de la pestaña «Materiales» de un servicio están las dos cifras que suelen ser el único motivo para activar el módulo: materiales por servicio realizado y margen, es decir, precio menos materiales, en rublos y en porcentaje. Si el servicio tiene precio de primera visita, su margen se muestra en una segunda línea: una promoción que deja un servicio en pérdidas solo por los materiales debe verse antes de lanzarla, no después del cierre del mes.

Esto se calcula a partir de la norma base con la base de cálculo «por cliente». Las normas «por sesión completa» no entran en el margen del servicio: pertenecen a la sesión y no a una persona, y dividirlas entre el número de participantes sería inventarse datos. El costo unitario es común para toda la empresa, ponderado entre sucursales: un servicio no está ligado a una sucursal, y la cifra de su ficha no debería cambiar según qué sucursal esté seleccionada en otra ventana.

Si no hay costo ni en el almacén ni como precio previsto, el margen se marca como incompleto y enumera esos artículos con un enlace al informe «Sin costo». Aquí nunca se pone un cero en lugar de un dato desconocido: un cero silencioso convierte «no conocemos el costo» en «los materiales son gratis». Debajo de las cifras hay siempre una nota: es una estimación basada en las normas de consumo y los costos medios actuales, y no se incluye en los ingresos ni en el informe financiero.

Quién gasta de más: previsto frente a real y el informe por empleado

Los informes se elaboran a partir de los movimientos de consumo real y leen las instantáneas de las líneas, no los directorios actuales: modificar hoy una norma o un costo no reescribe el sobreconsumo del mes pasado.

Una línea del informe «Previsto vs. real» es una pareja servicio-artículo: lo previsto como suma de las instantáneas de la norma, lo real, la desviación y lo que costó. Los artículos añadidos a mano a una visita por encima de la norma se marcan como «fuera de norma»: no hay con qué compararlos y no cuentan como un sobreconsumo del 100 %. El informe «Sobreconsumo» son los mismos datos agrupados por la persona que prestó el servicio, desplegables hasta el nivel de servicio.

Dos reglas hacen que estos informes sirvan para una conversación con una persona de carne y hueso. Primera: solo una desviación positiva cuenta como sobreconsumo. Gastar menos se muestra, pero no se compensa en el total; si no, un especialista compensaría a otro y la cifra global mentiría en ambos sentidos. Segunda: las visitas canceladas se excluyen del informe por completo, ya que su consumo se ha anulado. A nadie se le reclaman los materiales de una visita que nunca se produjo.

El dinero en estos informes se calcula a partir de la instantánea del costo en el momento de la baja y sigue siendo una estimación de los materiales consumidos: no se suma al precio del servicio ni llega a los ingresos ni al informe financiero, que no tiene sección de gastos. Tampoco hay, a propósito, ningún vínculo con las nóminas: un descuento por sobreconsumo se introduce a mano, como línea de ajuste en el cálculo de la nómina, con un motivo y un autor. Lo que cuesta un error de automatización en el sueldo de alguien es más que el paso manual que ahorra.

Los dos informes necesitan «Controlar stock» activado: un artículo que se controla a ojo no registra movimientos, y el informe no construirá un plan sin un dato real con el que compararlo. La promesa de «funciona desde el primer día» se refiere al margen del servicio, no a previsto frente a real.

Vender un producto a un cliente y el precio en la estantería

Los artículos con el uso «producto» se venden a un cliente directamente desde la ficha del artículo: el vendedor se indica de forma explícita, porque no siempre es la misma persona que presta el servicio, y la comisión por ventas es un componente aparte de la nómina en lugar de mezclarse con un porcentaje de los ingresos por visitas.

Los ingresos se reconocen en la fecha de pago, no en la fecha en que se registró la venta. Una venta se puede guardar como pendiente de pago: la mercancía ya ha salido y el dinero aún no ha llegado; es un estado explícito con su propia lista, no un descuadre que haya que perseguir más tarde. Una devolución es un documento propio con su propia fecha, no una eliminación de la venta; la mercancía vuelve al lote del que salió, para que un lote caducado no resucite como si fuera nuevo.

Cada artículo tiene un precio de venta por envase: rellena de antemano la línea de venta y se imprime en la etiqueta de la estantería. Las etiquetas de estantería se imprimen como una hoja PDF para los artículos que elijas: nombre, precio, tamaño del envase, SKU, además del vendedor y la sucursal. El costo nunca llega a la etiqueta, porque esta acaba en manos del comprador.

El lado de los costos: cuánto se comieron los materiales y qué es el margen bruto

El informe financiero ha ganado una segunda cara. La regla principal en la que se basa: comprar no es gastar. La mercancía que has comprado no se ha gastado, está en una estantería; el gasto es la salida de stock. Un informe que pone las compras en gastos muestra pérdidas el mes de la entrega y unas ganancias caídas del cielo el mes en que lo vendes todo, mientras el salón trabaja a un ritmo perfectamente constante.

Hay tres categorías en lugar de un único total: materiales consumidos en servicios, costo de los productos vendidos y pérdidas. Si se juntan, dejan de ser gestionables: una cifra que sube no te dirá si trabajas más o si te están robando. Las bajas con los motivos «corrección de un error de introducción» y «trasladado a una sucursal» no cuentan como pérdidas.

El costo se reconoce junto con los ingresos a los que corresponde: los materiales, el día de la visita; los productos, el día del pago y no el día en que salieron de la estantería. Si no, una venta a crédito pone los ingresos y su costo en meses distintos y estropea el margen de ambos. La línea final se llama margen bruto y lleva siempre una nota: esto no es beneficio.

El análisis ABC por rotación responde a «¿en qué deberíamos centrarnos?»: qué artículos se comen el ochenta por ciento del dinero inmovilizado en stock y cuáles son peso muerto. Aquí rotación significa el costo de lo que ha salido, la misma escala para productos y consumibles: contar ingresos para los productos y costo para los consumibles pondría en la clase A un producto con mucho margen en lugar del artículo que de verdad se come el dinero. Las bajas y los faltantes no forman parte de la rotación; si no, los robos harían subir un artículo en la lista y aumentarían lo que compras de él.

Umbrales de stock, el informe «Qué pedir» y notificaciones

Cada artículo tiene un stock mínimo y un stock objetivo, que se fijan para todas las sucursales a la vez, con la opción de cambiarlos en una sucursal concreta. Un umbral vacío significa «no vigilamos este artículo». El informe «Qué pedir» calcula lo que falta hasta el nivel objetivo y lo agrupa por proveedor, y un botón crea un borrador de entrada de mercancía con los artículos y las cantidades: el pedido se prepara con un clic en lugar de copiar existencias en una libreta.

La notificación de stock bajo llega una vez al día, como un único mensaje por sucursal: «Se están agotando N artículos». También es deliberado: una empresa que el primer día tiene doscientos artículos por debajo del umbral recibe dos notificaciones, no doscientas. Un artículo no vuelve a aparecer en los avisos siguientes hasta que se repone por encima del umbral, así que rondar el mínimo genera como mucho un aviso por cada ciclo de «se agotó, se pidió más».

El segundo tipo es la baja con faltante: un material se agotó justo en el momento de una baja automática y el saldo pasó a negativo. El mensaje indica el artículo, la sucursal y cuánto faltó; para cada pareja artículo-sucursal llega como máximo una notificación así al día. Los dos tipos van a las mismas personas: el propietario y los administradores que tienen acceso al almacén y esa sucursal a su cargo. Las notificaciones de almacén nunca se envían a los especialistas, porque no tienen esa página. El interruptor personal «Almacén» en la configuración de notificaciones desactiva ambos tipos.

Quién puede ver el almacén

El acceso al módulo es una única clave de página, «Almacén», y no forma parte de los roles estándar. El motivo es sencillo: las páginas de almacén muestran los precios de compra, así que el propietario concede el acceso de forma deliberada. Mientras no se le dé la clave a nadie, el módulo en la práctica no existe para la empresa: ese es el estado normal de desactivado, no un ajuste aparte.

Más allá de eso, se aplica el alcance habitual: el propietario ve toda la empresa y un administrador, sus propias sucursales. La única excepción es corregir el consumo real en tu propia cita: eso no depende de la clave, porque si no, no habría nadie que introdujera los datos reales. Pero el servidor elimina los totales y los precios de compra para quien no tiene la clave: no los oculta en la interfaz, directamente no los envía.

El almacén en el teléfono: igual que en la web

La app móvil para especialistas replica el almacén al completo: artículos y directorios, existencias y umbrales, documentos de todos los tipos con contabilización y anulación, registro de movimientos, normas de consumo y margen del servicio, corrección del consumo real, informes y carga del stock inicial. Los endpoints son los mismos que en la web, y una diferencia de comportamiento entre la web y el teléfono en la misma operación se considera un defecto, no una particularidad de la plataforma.

En el teléfono hay lector de códigos de barras: la cámara lee el código en la ficha de un artículo, en la búsqueda de artículos y directamente dentro de una venta: escaneas el producto y se añade la línea con el precio de su ficha. En la web el lector también funciona: un lector USB escribe el código en el campo de búsqueda como si fuera un teclado.

Lo que el módulo no hace a propósito

Una función que falta es más honesta que una que funciona mal, así que conviene conocer de antemano las decisiones tomadas:

• Valoración del stock por lote. Los lotes y las fechas de caducidad existen (consulta la sección anterior), pero el costo sigue siendo un promedio por artículo: un lote separa cantidad y vida útil, no dinero. No hay un informe del tipo «el lote A costó 10 y el lote B, 14»: ningún sector lo pide, y costaría rehacer tres informes a la vez.
• Varios almacenes dentro de una sucursal. La sucursal es el almacén: «dos armarios en la misma sala» no es un caso que justifique añadir un selector de almacén a cada formulario.
• Varios almacenes dentro de una sucursal y cuentas corrientes con proveedores. La sucursal es el almacén; una entrada de mercancía guarda el proveedor y el número de la nota de entrega, pero el módulo no lleva ninguna relación financiera con ellos.
• Un periodo contable cerrado y ventanas de permisos retroactivos. El pasado no se reescribe de todos modos: un documento contabilizado es inmutable, y una corrección es una anulación con la fecha del día de la corrección.
• Una sección de «beneficio». En el informe financiero hay margen bruto (ingresos menos materiales y costo de los productos vendidos), pero no se llama beneficio ni lo es: no incluye nóminas, alquiler, impuestos ni suscripciones, y el informe lo dice claramente.

Preguntas frecuentes

• ¿Hay que llevar las existencias para ver el margen del servicio? No. Basta con una norma de consumo y un costo previsto por artículo. Las existencias hacen falta para el informe de previsto frente a real y el de sobreconsumo.
• ¿Qué pasa si un material se acaba con el cliente ya en el sillón? La visita sigue con normalidad: la baja se registra, el saldo pasa a negativo por la cantidad no cubierta y los responsables reciben una notificación. La siguiente entrada o un inventario cubren el negativo.
• Introdujimos una cantidad errónea en una entrada: ¿cómo lo corregimos? Anula el documento y contabiliza uno correcto. Si ya ha habido consumo de ese artículo y la anulación choca con la prohibición del stock negativo, corrígelo con un inventario, y el precio, con una revalorización.
• Cambiamos una norma a mitad de mes: ¿se recalculará el pasado? No. La nueva norma se aplica desde el momento del cambio, y los movimientos ya descontados conservan la instantánea de la anterior.
• Un especialista gastó menos de la norma: ¿se ve en algún sitio? Sí, lo muestran tanto el informe de previsto frente a real como el de «Sobreconsumo». No se compensa con el total de sobreconsumo, para que un empleado no compense a otro.
• ¿Se puede descontar el sobreconsumo del sueldo automáticamente? No, se hace a mano, como línea de ajuste en el cálculo de la nómina, con un motivo y un autor.
• El recuento llevó medio día con el salón abierto: ¿estarán mal los datos? No: el ajuste se calcula con el saldo en el momento de la contabilización, y todo lo que pasó mientras contabas se muestra en su propia columna con el detalle de los movimientos.
• ¿Cuántos artículos hacen falta para que el módulo sea útil? Normalmente bastan de diez a quince: tinte, oxidante, champús y mascarillas, guantes, toallas y sábanas desechables. Las cosas pequeñas, como los discos de algodón, es más fácil no contarlas que contarlas mal.

Por dónde empezar

Crea artículos solo para lo que es caro o se acaba rápido, y asígnales un costo previsto. Fija normas de consumo para los cinco a diez servicios más frecuentes: con eso ya ves los materiales por servicio realizado y el margen sin introducir ni una sola existencia. Una semana después, activa «Controlar stock» en los artículos que de verdad quieras vigilar, introduce el stock inicial (a mano por sucursal o desde un archivo) y fija un umbral mínimo y uno objetivo. A partir de ahí el módulo funciona solo: una entrada cuando llega un pedido, bajas automáticas después de las visitas, «Qué pedir» antes de reponer y un inventario al mes.

La clave no es «llevar el control del almacén», sino que el sistema responda a tres preguntas en lugar de la memoria de alguien: cuánto material se come un servicio, si su precio está bien fijado y adónde fueron esos 12 frascos.