Control de bonos en un estudio de fitness: visitas, vencimiento y congelación

El bono es a la vez el producto más cómodo y el menos transparente de un estudio. El cliente paga una vez y luego viene durante meses, y surgen preguntas por ambas partes: cuántas sesiones le quedan, si se le acabará el plazo, si se puede pausar, qué pasa si no se presenta. Te explicamos cómo funcionan los bonos en SetNow: qué tipos hay, cuándo empiezan a contar, cómo se descuentan al reservar, qué pasa con una cancelación o una ausencia, y cómo funcionan la congelación y el traspaso a otra persona.

Dos cosas distintas: el artículo del catálogo y el bono del cliente

En el sistema son dos entidades distintas, y conviene no confundirlas. La primera es el artículo del catálogo: nombre, tipo, límite, precio, lista de servicios. Por sí solo no le da nada a nadie: es un producto en el escaparate. La segunda es el bono concreto de un cliente: nace en el momento de la venta y a partir de ahí tiene vida propia, con su saldo, su vigencia y su estado.

La separación existe por una sola razón: editar el catálogo no afecta a lo que ya se ha vendido. En el momento de la venta, el bono fija sus condiciones: tipo, precio, límite de visitas o saldo, vigencia y reglas de congelación. Si mañana subes el precio, nada cambia para quienes compraron ayer, y los ingresos de un mes cerrado no se reescriben a posteriori. Del catálogo solo se toman en vivo los campos descriptivos: nombre, descripción y lista de servicios.

Por la misma razón, retirar un artículo de la venta no anula los bonos ya pagados: siguen funcionando hasta agotar su vigencia y su límite; simplemente nadie más podrá comprarlo. El artículo del catálogo es común para toda la empresa: un bono vendido por un entrenador sirve con cualquier entrenador y en cualquier sucursal.

Tres tipos de bono

El tipo determina qué se limita exactamente y, por tanto, qué se descuenta al reservar:

• Por visitas: «10 clases». Cada reserva consume una visita. Es la opción más habitual en danza, artes marciales y clubes infantiles.
• Por tiempo: «ilimitado durante un mes». Las visitas no se cuentan; el único límite es la fecha. El cliente viene tantas veces como quiera hasta que se acabe el plazo.
• Por importe: un saldo en dinero del que se descuenta el precio completo de los servicios de la reserva. Práctico cuando los servicios tienen precios distintos y «una clase» describe mal el producto.

La vigencia, en cambio, no depende del tipo. «10 clases en 60 días» es un bono por visitas con una vigencia añadida: manda lo que se agote primero, las visitas o la fecha. Un bono sin vigencia nunca caduca, pero tampoco se puede congelar, porque no hay nada que aplazar.

Qué cubre un bono

El artículo del catálogo puede incluir una lista de servicios: ese es su alcance. Si está vacía, significa «todo»: el bono cubrirá cualquier reserva. Si hay servicios en la lista, solo se aplica cuando todos los servicios de la reserva están en ella. Un cliente viene a un paquete de dos tratamientos y el bono cubre solo uno: el bono no se aplica y la reserva se paga de la forma habitual.

También hay un campo aparte, «Restricciones»: texto libre del tipo «solo entre semana antes de las 16:00». Es una nota para el cliente y el sistema no la hace cumplir: si una restricción debe funcionar por sí sola, exprésala con la lista de servicios y no con texto.

Cuándo empieza a contar un bono

Los clientes suelen comprar con antelación: para regalar, antes de unas vacaciones, «antes de que suba el precio». Si el plazo empezara a correr con el pago, parte de lo pagado caducaría antes de la primera clase. Por eso la vigencia cuenta desde el inicio, no desde la venta, y cuánto tiempo tiene el cliente para ese inicio lo define la propia empresa en «Configuración de bonos».

Supongamos que fijas un plazo de 14 días. Entonces el bono que compra el cliente le llega con el estado «No iniciado»: el plazo no corre y el bono no puede caducar. Puede iniciarse de tres formas:

• El cliente simplemente viene y reserva: la primera reserva inicia el bono. No hay que pulsar nada.
• La recepción pulsa «Iniciar» en el bono, por ejemplo cuando el cliente ha pedido empezar el lunes.
• Se agota el plazo y el bono se inicia automáticamente el último día. A partir de ahí funciona como cualquier otro.

Si se inicia antes, la vigencia se recalcula desde la fecha real: un bono mensual comprado el día 1 e iniciado el día 10 dura hasta el 10 del mes siguiente, no hasta el 1. La fecha de inicio también se puede fijar a mano al emitir el bono, y si un cliente necesita excepcionalmente empezar más allá del plazo de la empresa, esa fecha la fija el propietario o un administrador. Si dejas el plazo en cero, todo funciona como antes: el bono está activo desde el momento de la venta.

Cómo se descuenta al reservar

El descuento se hace en el momento de la reserva, no cuando la clase se celebra, y el cliente no elige nada: el sistema encuentra el bono adecuado por sí solo. El bono adecuado es uno activo, vendido por esta misma empresa, dentro de su vigencia y cuyo alcance cubra todos los servicios de la reserva. Si hay más de un candidato, el orden es este:

• Primero, los bonos ilimitados por un periodo. Caducarán en su fecha pase lo que pase, así que se usan primero. La reserva se vincula a ellos, pero no hay nada que descontar.
• Después, los bonos con visitas restantes.
• Después, los bonos por importe con saldo suficiente para cubrir el importe total de la reserva. No hay pago parcial: o el bono cubre la reserva, o no se aplica.
• Si nada encaja, la reserva se crea sin bono y el cliente paga el mismo día.

Dentro de cada grupo la regla es la misma: lo que caduca antes se gasta antes, y si las vigencias coinciden, el sistema agota un bono hasta cero en lugar de repartir los descuentos entre varios. Esto importa mucho cuando un cliente tiene dos o tres bonos idénticos: baja un solo contador y se ve qué bono está en uso. Un bono ya iniciado siempre va antes que uno sin iniciar: su reloj ya está corriendo.

Cancelaciones, ausencias y devolución de visitas

Como la visita se descuenta en el momento de la reserva, lo que pase con ella después depende de cómo terminó la reserva:

• El cliente vino: la visita se gasta, y ese es el pago de la clase.
• Cancelada con antelación: la visita se devuelve.
• Cancelada en el último momento: decide la recepción. «Sin penalización» devuelve la visita; «con penalización» la consume.
• No asistió: la misma disyuntiva, «no asistió, con penalización» (por defecto) o «sin penalización».
• Se elimina una reserva hecha por error: la visita siempre se devuelve.
• Se canceló la clase entera: todos recuperan su visita, incluidos los cancelados con penalización, porque la clase no se celebró por causa del estudio.

Un detalle importante: la decisión se puede cambiar después. Tanto una reserva cancelada como una ausencia tienen en su menú «Descontar visita» y «Devolver visita»; así se cubre el caso en que no hubo elección (el cliente canceló por su cuenta) o en que la recepción cambió de opinión. Ambas opciones solo aparecen en reservas pagadas con bono, donde tienen sentido. El propio cliente no puede cancelar pasado el límite establecido: una cancelación tardía siempre pasa por un empleado, y la decisión sobre la penalización la toma una persona, no el sistema.

Congelación

La congelación pone el bono en pausa: mientras dura, el bono no se aplica al reservar y la fecha de caducidad se aplaza tantos días como esté congelado. El cliente se va dos semanas y no pierde dos semanas del mes que pagó.

Las reglas se definen en el artículo del catálogo y se fijan en la venta, igual que el precio y los límites: el máximo de días por bono y el precio de un día. El máximo es también el interruptor: si no lo defines, ese bono no se puede congelar en absoluto. El precio puede ser cero, y entonces la congelación es gratuita. El profesional puede cambiar el importe al tramitarla: los descuentos y las cortesías de la casa se aplican aquí.

Dos reglas que suelen sorprender. Primera: la vigencia se aplaza en cuanto se tramita la congelación, no cuando termina la pausa; el cliente debe ver la nueva fecha de fin en el momento de pagar. Segunda: si ya hay reservas dentro del periodo de congelación, no puedes tramitarla hasta cancelarlas. De lo contrario, el cliente vendría a clase con un bono «dormido» y el saldo dejaría de cuadrar con el historial. Descongelar antes de tiempo devuelve los días no usados tanto a la vigencia como al límite: congelado 14 días y reactivado al tercero, recupera 11 días, disponibles para la siguiente pausa.

Transferir un bono a otra persona

Es una situación habitual: lo compró el marido y va a venir la mujer; alguien se muda y quiere regalar lo que le queda a un amigo. Antes solo había una salida: anular el bono y venderlo de nuevo, perdiendo el saldo y contando los ingresos dos veces. Ahora un bono se puede pasar a otro cliente de la empresa: el saldo, la vigencia, las condiciones y todo el historial se transfieren tal cual, y solo cambia el titular. No hay una venta nueva, así que los ingresos de la empresa no cambian.

El dinero se queda con quien pagó: el importe de la compra no sale de la ficha del titular anterior; lo que se transfiere es el saldo, no el historial de gastos. Si el titular anterior tiene reservas próximas con ese bono, la transferencia te pedirá cancelarlas primero: la visita se descuenta en el momento de la reserva y, tras la transferencia, esa persona asistiría a costa de otro. Las reservas pasadas permanecen en el historial del bono: son un registro honesto de cómo se gastó. Las transferencias las hace el propietario o un administrador, y cada una queda registrada con quién la hizo y por qué.

Edición manual del saldo e historial

El propietario y los administradores pueden cambiar el saldo de visitas a mano: añadir clases además de las vendidas (un regalo por una reseña, una compensación por una clase cancelada) o quitar las que sobran. La edición solo está disponible en un bono activo con límite de visitas: en los ilimitados y en los de importe no hay nada que editar. No afecta al dinero: las clases añadidas simplemente no se pagaron y en los informes no cambia nada.

Todo lo que le ha pasado a un bono se ve en su propia pantalla: las condiciones de venta, quién lo emitió y una cronología con los descuentos por reservas (con fechas y nombres de clases), las devoluciones, las ediciones manuales con autor y motivo, las congelaciones, la transferencia, la anulación y la caducidad. Es el primer sitio donde mirar cuando un cliente discute su saldo: en lugar de «lo calculó el sistema», tienes una lista concreta de eventos.

Dinero e informes

Los ingresos de un bono se reconocen en el momento de la venta, al precio fijado entonces, y no se reparten entre las clases. La lógica es sencilla: recibiste el dinero entonces, no un mes después. Una congelación de pago también es un ingreso, en el momento en que se tramita.

De ahí sale la regla principal: las visitas pagadas con bono no cuentan en los ingresos por servicios. Si no, el mismo dinero se contaría dos veces: primero como venta del bono y luego como clases pagadas. Por la misma razón, esas visitas no cuentan en los ingresos del profesional al calcular la nómina.

La anulación de un bono es un evento de su propio periodo: la venta se queda en el mes en que se hizo y la devolución se resta en el mes de la anulación. Así, los informes cerrados no se reescriben a posteriori. Un detalle más para quien mire la analítica por sucursal: un bono no está vinculado a ninguna sucursal ni a ningún tipo de reserva, así que en esos desgloses las ventas de bonos se excluyen de los ingresos; el informe de una sucursal muestra los ingresos de las reservas de esa sucursal.

Qué ve el cliente

En la app para clientes, «Mis bonos» está siempre disponible, tengas o no activados los pagos online:

• Los bonos activos arriba y los terminados en un grupo aparte. Uno agotado o caducado no se hace pasar por activo.
• Cada uno muestra su saldo y su fecha de fin. Uno que aún no se ha iniciado muestra la fecha límite para iniciarlo.
• Si la empresa acepta pagos, ahí es también donde el cliente compra un bono nuevo y tramita una congelación de pago. Cómo configurarlo se explica en un artículo aparte sobre pagos online.

Preguntas frecuentes

• El cliente ha reservado dos clases seguidas: ¿se descuentan dos visitas? Sí, cada reserva descuenta la suya. Si cancela una, se le devuelve una.
• Un cliente tiene dos bonos idénticos: ¿de cuál se descuenta? De uno de ellos hasta agotarlo, y solo después del segundo. Antes el sistema alternaba entre ambos y era imposible saber cuál se estaba gastando; eso ya está corregido.
• Un bono se compró en un estudio de una cadena y se usa en otro: ¿funcionará? Sí, si es una sola empresa en el sistema: el bono no está vinculado a una sucursal ni a un empleado. Entre empresas distintas, no: un bono solo funciona donde se vendió.
• ¿Qué pasa si eliminas un artículo del catálogo? Los bonos ya vendidos siguen hasta agotar su vigencia y su límite. No se pueden comprar nuevos.
• ¿Un bono agotado se elimina solo? No, se queda en la ficha del cliente junto con su historial: puedes ver qué se descontó y cuándo.
• ¿Se le puede devolver a un cliente el dinero de un bono? Anular el bono en el sistema registra el hecho y corrige los informes, pero la devolución del dinero se hace fuera del sistema, por el mismo medio con el que pagó el cliente.
• ¿Hay que hacer algo con los bonos si el estudio cierra una semana? Lo más sencillo es tramitar una congelación a quienes se les esté acabando el plazo: aplaza la fecha de fin y te ahorra dar explicaciones por mensaje.

Por dónde empezar

Crea dos o tres artículos en el catálogo y no lo compliques al principio: un bono por visitas y uno ilimitado mensual suelen bastar. Decide sobre la vigencia —si el bono por visitas la necesita— y, si es así, fíjala desde el primer día: puedes añadir una vigencia más tarde, pero no llegará a los bonos ya vendidos. Configura la congelación si de verdad la ofreces: un límite de días y un precio por día resuelven el 90 % de las conversaciones del tipo «¿puedo ponerlo en pausa?». Y revisa el plazo de inicio diferido: elimina las quejas del estilo «lo compré en diciembre, pero empecé a venir en enero».

En SetNow, los bonos funcionan como un único mecanismo de principio a fin: el catálogo y la venta del lado de la recepción, la compra y la consulta del lado del cliente, el descuento automático al reservar, la devolución de la visita al cancelar, la congelación, la transferencia a un nuevo titular y su reflejo en los ingresos, sin una libreta paralela y sin recalcular saldos a mano.