Pago online de bonos en la app: cómo configurarlo

Un cliente decide renovar su bono un domingo por la noche y se topa con un «pásate mañana por recepción». El pago online elimina esa pausa: el cliente compra un bono y tramita una congelación de pago desde la propia app, el dinero pasa por el cobro con tarjeta de tu empresa y el bono aparece en su cuenta en cuanto se confirma el pago. Te contamos cómo funciona, qué ven el cliente y la recepción, cómo conectar tu propia pasarela de pago y por qué las compras sin pagar nunca llegan a tus ingresos.

Qué es el pago online de bonos y quién lo necesita

El pago online permite al cliente pagar un bono o una congelación dentro de la app, con tarjeta, sin pasar por recepción y sin transferencias «a la cuenta personal del encargado». Para un estudio eso significa dos cosas a la vez: ventas en las horas en que no trabaja nadie y menos trabajo manual, sin cobrar, emitir el bono y apuntarlo en una libreta.

Donde más se nota es allí donde el bono es el producto principal: gimnasios y yoga, danza y artes marciales, clubes infantiles, cursos, estudios de clases en grupo. Ahí las renovaciones son constantes y casi siempre llegan en un momento incómodo: por la noche, desde casa, el día antes de que caduque el bono. El pago online todavía no cubre las visitas sueltas ni las citas con un profesional: esas se siguen pagando el mismo día.

Cómo funciona: tu propio cobro con tarjeta, sin intermediarios

Cada empresa conecta su propio servicio de cobro con tarjeta online: el contrato se firma directamente con el proveedor de pagos y el dinero llega a la cuenta de la empresa según su propio acuerdo. SetNow no interviene en la liquidación ni retiene dinero de los clientes: la app solo crea un pago en la pasarela y espera su confirmación. Hoy está disponible bePaid; la arquitectura está pensada para añadir otros proveedores sin cambios en las apps.

El cliente introduce los datos de su tarjeta en la página de la pasarela de pago, no en la app: ni SetNow ni los empleados de la empresa los ven nunca. Las claves de acceso a la pasarela las introduce la propia empresa en su panel; la clave secreta se guarda cifrada y nunca se vuelve a mostrar a nadie, tampoco al soporte. Antes de empezar a cobrar de verdad puedes probar la conexión en modo de prueba: los pagos se crean con una marca de prueba y no se mueve dinero.

Qué ve el cliente

La compra se hace en la app para clientes: SetNow Client o la app con la marca de tu empresa. El recorrido es corto:

• En la sección de bonos, el cliente abre el que quiere y pulsa «Comprar». La sección solo aparece en las empresas que han conectado y activado los pagos; los demás clientes simplemente no la ven.
• Se abre la página segura de la pasarela de pago, donde el cliente introduce los datos de su tarjeta y, si hace falta, confirma el pago con su banco.
• Después de pagar, la app lleva al cliente a una pantalla de resultado y espera la confirmación de la pasarela, que suele tardar unos segundos.
• El bono aparece en la cuenta del cliente y su vigencia cuenta desde la fecha del pago, no desde el momento en que empezó la compra.
• Si la confirmación llega más tarde —por ejemplo, cuando el cliente ya ha cerrado la app—, le llega una notificación push de «Pago realizado» y el bono le espera en su cuenta.

Un detalle importante: el bono se emite solo cuando la pasarela lo confirma, no porque el cliente haya vuelto a la app. Se puede volver desde el navegador sin haber pagado, y el sistema no responde a eso entregando el producto.

Si el cliente cambia de opinión o cierra la página de pago

La situación clásica: el cliente abre la página de pago, mira el importe y vuelve atrás. La app distingue entre volver mediante la redirección de la pasarela y cerrar la página a mano: en el segundo caso comprueba el estado enseguida y muestra «Pago no completado» en lugar de esperar una confirmación eternamente. Desde ahí hay dos acciones: «Volver al pago», si el cliente al final decide pagar, y «Pagar de nuevo», si el intento anterior ya no sirve.

La diferencia entre los botones no es estética. La página de pago de la pasarela es de un solo uso: si el banco rechaza el pago, no se puede reintentar en esa página, hace falta un pago nuevo, y eso es justo lo que crea «Pagar de nuevo», que vuelve a comprobar las condiciones y el precio desde cero. Un pago abandonado pero todavía válido simplemente se vuelve a abrir. Los pagos incompletos se cierran automáticamente al cabo de una hora y, por supuesto, no generan ningún bono.

Qué ve la recepción

Las ventas online no van por libre: llegan al mismo sitio que los bonos emitidos en persona. Tanto el panel web como la app para empleados tienen una sección «Pagos online» donde se ve cada pago:

• Quién pagó, qué y cuánto: el cliente con su teléfono, el nombre del bono o una congelación con su número de días, el importe y la fecha.
• El estado del pago: pendiente de pago, pagado, fallido, caducado, cancelado. La lista se filtra por estado y permite buscar por nombre o teléfono del cliente; el empleado no necesita conocer el número de transacción de la pasarela.
• Una marca aparte de «requiere atención», para el caso poco frecuente en que la pasarela tiene el dinero pero la compra no se pudo emitir. Ese pago no se pierde: se destaca tanto en la lista como en un aviso en la parte superior.
• El bono comprado aparece en la ficha del cliente, con las mismas condiciones, límites y vigencia que uno emitido a mano.

Nada de esto estorba a la venta en persona: la recepción sigue emitiendo bonos pagados en el momento y tramitando congelaciones desde la ficha del cliente. El pago online es un canal más, no un sustituto de la caja.

Congelación de bonos de pago

El segundo escenario de pago es la congelación. El cliente elige la duración en la app y el sistema calcula el precio según las reglas del propio bono: el precio por día y el límite de días están en sus condiciones, así que el cliente no puede «negociar» otro importe.

Si en tu estudio la congelación es gratuita, la pasarela de pago no interviene: la congelación se tramita al instante. Una congelación de pago sigue el mismo camino que una compra y solo se tramita cuando se confirma el pago.

Cómo conectarlo en cinco pasos

La configuración corre por completo a cargo de la empresa, sin solicitudes al soporte ni intervención de SetNow:

• Firma un contrato con un proveedor de pagos y obtén acceso a su panel. Es un servicio distinto del banco o del proveedor de cobro con tarjeta, con sus propias tarifas y su verificación de documentos.
• Abre la sección «Pagos online» en tu panel de SetNow: está disponible para el propietario y para los administradores con el acceso correspondiente.
• Introduce el ID de la tienda y la clave secreta del panel del proveedor. Deja activado el modo de prueba.
• Haz un pago de prueba desde la app para clientes con la tarjeta de prueba del proveedor: comprueba que el bono aparece en la cuenta del cliente y que el pago se ve en «Pagos online».
• Desactiva el modo de prueba y activa «Aceptar pagos». A partir de ese momento, los clientes ven los botones de compra.

También funciona a la inversa: al desactivar los pagos, la compra desaparece de la app. Pero los pagos iniciados antes de desactivarlos se llevan hasta el final: si se cobró el dinero, el cliente recibe su bono. De lo contrario, el interruptor sería una forma de cobrar sin entregar el producto.

Adónde va el dinero y cuándo cuenta como ingreso

El dinero llega a la cuenta de la empresa a través de su propio cobro con tarjeta: los plazos de liquidación y las comisiones dependen de tu contrato con el proveedor, y SetNow no influye en ellos ni retiene nada. Las devoluciones a un cliente también se hacen en el panel del proveedor (en la app no hay devoluciones automáticas); después, la recepción anula el bono en la ficha del cliente.

En los informes, una venta online cuenta exactamente cuando se confirma el pago. Una compra iniciada y abandonada no crea ningún bono y, por tanto, no llega ni a los ingresos, ni a las estadísticas, ni a la nómina. El pago online no ha requerido cambiar las reglas de los informes: cuentan los bonos emitidos, y los bonos solo se emiten cuando el pago se ha completado.

Preguntas frecuentes

• El cliente pagó y cerró la app enseguida: ¿se emitirá el bono? Sí. Lo que decide es la confirmación de la pasarela, no que el cliente haya esperado a la pantalla de resultado; una notificación push le avisa del bono.
• ¿Podemos cobrar online una cita suelta? Todavía no: el pago online funciona para bonos y congelaciones de pago, mientras que la visita se paga el mismo día.
• ¿Necesitamos una caja registradora fiscal y quién emite el comprobante? SetNow no emite comprobantes. Todo lo relacionado con los comprobantes fiscales se resuelve del lado de tu proveedor y de tu solución de caja: compruébalo al firmar el contrato.
• ¿Funciona el pago en la app con la marca de la empresa? Sí, la pasarela se conecta para la empresa, no para una versión concreta de la app: la misma app se comporta de forma distinta para cada empresa según su configuración.
• ¿Qué pasa si no tenemos ningún servicio de cobro con tarjeta? No se rompe nada: los clientes simplemente no verán la compra en la app y la recepción emite los bonos exactamente igual que antes.
• ¿SetNow ve los datos de la tarjeta? No. El pago se hace del lado de la pasarela y la app solo recibe el estado del pago.

Por dónde empezar

Si ya tienes un servicio de cobro con tarjeta, conectarlo lleva una tarde: las claves en la configuración, un pago de prueba y activar la aceptación de pagos. Si no lo tienes, empieza por hablar con un proveedor sobre las tarifas y, mientras tanto, sigue vendiendo bonos como siempre: la app funciona perfectamente sin pago online. Un mes después del lanzamiento, mira en «Pagos online» a qué horas llegan las compras: suelen ser las tardes y los fines de semana, justo las horas que antes se perdían por completo.

En SetNow, el pago online funciona con el propio servicio de cobro con tarjeta de la empresa: el cliente compra un bono o una congelación de pago en la app, el bono se emite solo después de confirmarse el pago, los pagos se ven en el panel y en la app para empleados, y en los ingresos solo cuenta lo que realmente se ha pagado. Se conecta en la sección «Pagos online» y viene desactivado por defecto: si no necesitas pago online, no cambia nada.