Учёт абонементов в фитнес-студии: списание, срок и заморозка

Абонемент — самый удобный и самый непрозрачный продукт студии одновременно. Клиент платит один раз, а дальше ходит месяцами, и вопросы начинаются с обеих сторон: сколько занятий осталось, сгорит ли срок, можно ли поставить на паузу, что будет, если он не пришёл. Разбираем, как устроены абонементы в SetNow: какие бывают, когда начинают действовать, как списываются при записи, что происходит при отмене и неявке, как работают заморозка и передача абонемента другому человеку.

Две разные вещи: позиция в каталоге и абонемент клиента

В системе это две отдельные сущности, и путать их не стоит. Первая — позиция каталога: название, тип, лимит, цена, список услуг. Сама по себе она никому ничего не даёт, это просто товар на витрине. Вторая — абонемент конкретного клиента: он появляется в момент продажи и живёт своей жизнью, со своим остатком, сроком и статусом.

Разделение нужно ради одной вещи: правка каталога не трогает уже проданное. В момент продажи абонемент запоминает условия — тип, цену, лимит посещений или баланс, срок и правила заморозки. Поднимете цену завтра — у тех, кто купил вчера, ничего не изменится, и выручка закрытого месяца не перепишется задним числом. Из каталога подтягиваются только описательные поля: название, описание, список услуг.

По той же причине снятие позиции с продажи не гасит уже оплаченные абонементы: они дорабатывают свой срок и лимит, просто новые никто купить не сможет. Позиция каталога общая на всю компанию — абонемент, купленный у одного тренера, действует у любого тренера и в любом филиале.

Три типа абонементов

Тип определяет, что именно ограничено — и, соответственно, что списывается при записи:

• По посещениям — «10 занятий». Каждая запись съедает одно посещение. Самый частый вариант в танцах, единоборствах и детских секциях.
• По времени — «безлимит на месяц». Посещения не считаются вообще, ограничение только по дате. Клиент ходит сколько хочет, пока не кончился срок.
• По стоимости — денежный баланс, с которого списывается полная стоимость услуг записи. Удобно там, где услуги разные по цене и «занятие» плохо описывает продукт.

Срок действия при этом не привязан к типу. «10 занятий за 60 дней» — это абонемент по посещениям, которому дополнительно задан срок: кончится то, что раньше, посещения или дата. Абонемент без срока не сгорает никогда — но и заморозить его нельзя, потому что двигать нечего.

На что действует абонемент

В позиции каталога можно перечислить услуги — это область действия. Пусто означает «на всё»: абонемент покроет любую запись. Если услуги указаны, он сработает только тогда, когда все услуги записи входят в список. Клиент пришёл на комплекс из двух процедур, а абонемент покрывает только одну — абонемент не применится, запись оплачивается обычным способом.

Отдельно есть поле «Ограничения» — свободный текст вроде «только будни до 16:00». Это подпись для клиента, и система её не проверяет: если ограничение должно работать само, его нужно выражать составом услуг, а не текстом.

Когда абонемент начинает действовать

Клиенты часто покупают заранее: в подарок, перед отпуском, «пока не подорожало». Если бы срок пошёл с момента оплаты, часть оплаченного сгорела бы до первого занятия. Поэтому срок отсчитывается от старта, а не от продажи, а сколько времени у клиента есть на этот старт — настраивает сама компания в разделе «Настройки абонементов».

Скажем, вы поставили окно в 14 дней. Тогда купленный абонемент попадает к клиенту в статусе «Не начат»: срок не идёт, абонемент не сгорает. Начаться он может тремя способами:

• Клиент просто приходит и записывается — первая запись абонемент и запускает. Специально ничего нажимать не нужно.
• Администратор нажимает «Начать» в карточке абонемента — например, когда клиент попросил стартовать с понедельника.
• Проходит окно — и абонемент стартует автоматически в последний день. Дальше он ведёт себя как обычный.

При раннем старте срок пересчитывается от фактической даты: месячный абонемент, купленный 1-го и начатый 10-го, отработает до 10-го числа следующего месяца, а не до 1-го. Дату старта можно поставить и вручную при выдаче — а если клиенту в виде исключения нужен старт дальше окна компании, такую дату назначает владелец или администратор. Если окно оставить нулевым, всё работает по-старому: абонемент действует с момента продажи.

Как списывается при записи

Списание происходит в момент записи, а не по факту занятия, и клиент ничего не выбирает: система сама находит подходящий абонемент. Подходящий — это активный абонемент, проданный этой же компанией, у которого не вышел срок и в область действия которого входят все услуги записи. Если таких несколько, порядок такой:

• Сначала — безлимитные на срок. Они всё равно сгорят по дате, поэтому тратятся первыми. Запись к ним привязывается, но списывать нечего.
• Затем — абонементы с остатком посещений.
• Затем — абонементы по стоимости, у которых баланса хватает на всю сумму записи целиком. Частичной оплаты нет: абонемент либо покрывает запись, либо не применяется.
• Если ничего не подошло — запись создаётся без абонемента, клиент платит на месте.

Внутри каждой группы правило одно: раньше сгорает — раньше тратится, а при равных сроках система дожимает один абонемент до нуля, а не размазывает списания по нескольким. Это принципиальный момент, если у клиента на руках сразу два-три одинаковых абонемента: счётчик убывает у одного, и видно, какой именно сейчас в работе. Уже начатый абонемент всегда идёт раньше не начатого — у него уже тикает срок.

Отмены, неявки и возврат посещения

Раз посещение списывается в момент записи, дальше его судьбу решает то, чем запись закончилась:

• Клиент пришёл — посещение списано, это и есть оплата занятия.
• Отмена заранее — посещение возвращается.
• Отмена в последний момент — на выбор администратора: «без штрафа» вернёт посещение, «со штрафом» его сожжёт.
• Неявка — та же развилка: «не пришёл со штрафом» (по умолчанию) или «без штрафа».
• Ошибочная запись удалена — посещение возвращается всегда.
• Отменили занятие целиком — возвращается всем, включая тех, кого отменили со штрафом: занятие не состоялось по вине студии.

Важная деталь: решение можно поменять потом. У отменённой записи и у неявки в меню есть «Списать посещение» и «Вернуть посещение» — это закрывает случай, когда выбора не было вовсе (клиент отменил сам) или когда администратор передумал. Обе развилки показываются только у записей, оплаченных абонементом, — там, где они имеют смысл. Сам клиент отменить позже установленного порога не может: поздняя отмена всегда проходит через сотрудника, и решение о штрафе принимает человек, а не система.

Заморозка

Заморозка ставит абонемент на паузу: пока она идёт, он не подбирается при записи, а срок действия сдвигается вперёд на число замороженных дней. Клиент уезжает на две недели — и не теряет две недели оплаченного месяца.

Правила задаются в позиции каталога и снимаются при продаже, как цена и лимиты: максимум дней на один абонемент и цена одного дня. Максимум дней — это и есть выключатель: не задан — заморозки по такому абонементу нет вовсе. Цена может быть нулевой, тогда заморозка бесплатная. Специалист вправе изменить сумму при оформлении — скидка и «в подарок» делаются здесь.

Два правила, которые обычно удивляют. Первое: срок сдвигается сразу при оформлении, а не по окончании паузы — клиент должен видеть новую дату окончания в тот момент, когда заплатил. Второе: если на период заморозки уже есть записи, оформить её не получится — сначала их нужно отменить. Иначе клиент пришёл бы на занятие по «спящему» абонементу, а остаток разъехался бы с историей. Досрочная разморозка возвращает неиспользованные дни и в срок, и в лимит: заморозили на 14, сняли на третий день — 11 дней вернулись и доступны для следующей паузы.

Передача абонемента другому человеку

Ситуация обычная: муж купил, ходить будет жена; человек уезжает и хочет отдать остаток другу. Раньше выход был один — отозвать абонемент и продать заново, теряя остаток и задваивая выручку. Теперь абонемент можно перенести на другого клиента компании: остаток, срок, условия и вся история переезжают как есть, меняется только владелец. Новой продажи не происходит, поэтому выручка компании не меняется.

Деньги при этом остаются за тем, кто заплатил: в профиле прежнего владельца сумма покупки никуда не уходит — переносится остаток, а не история трат. Если у прежнего владельца есть предстоящие записи по этому абонементу, перенос попросит сначала их отменить: посещение списывается в момент записи, и после переноса человек пришёл бы на занятие за чужой счёт. Прошедшие записи остаются в истории абонемента — это честная история его расхода. Переносит владелец или администратор, каждый перенос фиксируется с автором и причиной.

Ручная правка остатка и история

Владелец и администратор могут менять остаток посещений руками — начислить занятия сверх проданных (бонус за отзыв, компенсация за отменённое занятие) или снять лишние. Правка доступна только у действующего абонемента с лимитом посещений: у безлимитных и у абонементов по стоимости править нечего. Деньги правка не трогает — начисленные занятия просто не были оплачены, и в отчётах ничего не сдвигается.

Всё, что произошло с абонементом, видно на его отдельном экране: условия продажи, кто выдал, и таймлайн — списания за записи с датой и названием занятия, возвраты, ручные правки с автором и причиной, заморозки, перенос, отзыв, истечение. Это первое место, куда стоит смотреть, когда клиент спорит об остатке: вместо «система посчитала» появляется конкретный список событий.

Деньги и отчёты

Выручка от абонемента признаётся в момент продажи, по цене из снимка — а не размазывается по занятиям. Логика простая: деньги вы получили тогда, а не через месяц. Платная заморозка — тоже выручка, в момент оформления.

Отсюда следует главное правило: визиты, оплаченные абонементом, в выручку по услугам не попадают. Иначе одни и те же деньги учлись бы дважды — сначала как продажа абонемента, потом как оплаченные занятия. По той же причине такие визиты не идут в выручку специалиста при расчёте зарплаты.

Отзыв абонемента — событие своего периода: продажа остаётся в месяце продажи, а возврат вычитается в месяце отзыва. Закрытые отчёты из-за этого не переписываются задним числом. И ещё одна деталь для тех, кто смотрит аналитику по филиалам: абонемент не привязан ни к филиалу, ни к типу записи, поэтому в срезах его продажи из выручки исключаются — отчёт по филиалу показывает выручку записей этого филиала.

Что видит клиент

В приложении для клиентов раздел «Мои абонементы» доступен всегда, независимо от того, подключена ли у вас онлайн-оплата:

• Действующие абонементы сверху, завершённые — отдельной группой. Исчерпанный или просроченный не притворяется активным.
• У каждого — остаток и дата окончания. Не начатый показывает, до какого числа его нужно начать.
• Если у компании подключён приём оплаты, там же клиент покупает новый абонемент и оформляет платную заморозку. Как это подключается — в отдельной статье про онлайн-оплату.

Частые вопросы

• Клиент записался на два занятия подряд — спишется два посещения? Да, каждая запись списывает своё. Отмена одной из них вернёт одно.
• У клиента два одинаковых абонемента — с какого спишется? С одного, пока он не кончится, и только потом со второго. Раньше система чередовала их, и понять, что тратится, было невозможно — это исправлено.
• Абонемент купили в одной студии сети, а пришли в другую — сработает? Да, если это одна компания в системе: абонемент не привязан ни к филиалу, ни к сотруднику. У разных компаний — нет, абонемент действует только там, где продан.
• Что будет, если удалить позицию из каталога? Уже проданные абонементы дорабатывают свой срок и лимит. Новые купить нельзя.
• Исчерпанный абонемент удаляется сам? Нет, он остаётся в карточке клиента вместе с историей — по нему видно, что и когда списывалось.
• Можно ли вернуть клиенту деньги за абонемент? Отзыв абонемента в системе фиксирует факт и корректирует отчётность, но перевод денег делается вне системы — способом, которым клиент платил.
• Нужно ли что-то делать с абонементами, если студия закрылась на неделю? Проще всего оформить заморозку тем, у кого горит срок: она сдвинет дату окончания и не потребует объяснений в переписке.

С чего начать

Заведите две-три позиции в каталоге и не усложняйте на старте: чаще всего хватает одного абонемента по посещениям и одного безлимитного на месяц. Решите про срок — нужен ли он абонементу по посещениям, и если да, поставьте его сразу: добавить срок позже можно, но уже проданных абонементов это не коснётся. Настройте заморозку, если она у вас есть в реальной жизни: лимит дней и цена дня закрывают 90 % разговоров «а можно поставить на паузу». И посмотрите на окно отложенного старта — оно снимает жалобы вида «я купил в декабре, а начал ходить в январе».

В SetNow абонементы работают сквозным механизмом: каталог и продажа у администратора, покупка и просмотр у клиента, автоматическое списание при записи, возврат посещения при отмене, заморозка, передача другому владельцу и отражение в выручке — без параллельной тетради и без пересчёта остатков вручную.