Перенос базы клиентов
Базу клиентов не нужно переписывать вручную: выгрузите её в таблицу и загрузите файлом. SetNow сам разберёт колонки, отсеет дубли и до загрузки покажет строки с ошибками.
Где взять файл: выгрузка из DIKIDI, контакты из WhatsApp или любая своя таблица Excel. Подойдут .xlsx и .csv.
Что переносится
| Поле | Обязательно | Как записать |
|---|---|---|
| Телефон | Да | Мобильный, один номер в ячейке. Номер страны вашей компании — можно без кода («8 029 123-45-67»), другой страны — с «+» и кодом. |
| Имя | Да | Отдельной колонкой или вместе с фамилией — ФИО одной колонкой. |
| Фамилия | Нет | Отдельной колонкой. |
| Нет | Неверный адрес пропускается, клиент загружается без него. | |
| Дата рождения | Нет | 12.05.1990, 12/05/1990, 1990-05-12 или ячейка с датой Excel. |
| Заметки | Нет | До 1000 символов, длиннее — обрезаются. |
Файлом переносятся только контакты. История визитов, будущие записи, абонементы и скидки не переносятся — их заводят вручную.
1. Откройте импорт
В веб-кабинете откройте Клиенты → База клиентов и нажмите «Импорт» справа вверху. В приложении — экран «Клиенты», меню ⋮ справа вверху → «Импортировать клиентов». Загружать базу могут владелец и администратор.
Перетащите файл в рамку или нажмите «Выбрать файл». Образец таблицы с правильными колонками — по кнопке «Скачать шаблон».
Файл — до 10 МБ и 10 000 строк, базу больше разделите на части. Первая строка — названия колонок. Старый формат .xls пересохраните как .xlsx.
2. Сопоставьте колонки
На шаге «Колонки» у каждой колонки файла уже выбрано поле клиента — по её названию: «Телефон», «Имя», «Фамилия», «ФИО», «Email», «Дата рождения», «Комментарий» узнаются сами. Телефон и email сверяются ещё и со значениями: колонке без номеров «Телефон» не достанется, даже если она называется «Номер». В середине — примеры значений из файла: по ним видно, верно ли угадано. Лишним колонкам оставьте «Не импортировать».
Одно поле — у одной колонки: назначьте «Телефон» другой колонке, и с прежней он снимется сам. Кнопка «Далее» станет доступна, когда выбраны телефон и имя.
«ФИО одной колонкой» читается как «Фамилия Имя Отчество»: первое слово — фамилия, остальное — имя. Если в колонке сначала имя («Анна Иванова»), назначьте ей поле «Имя» — клиент запишется так, как в файле.
3. Проверьте строки
Шаг «Проверка» показывает, сколько клиентов загрузится, первые 20 строк и списки с номером строки файла:
- ошибка — строка не загрузится: телефон не распознан (городской, неполный, два номера в ячейке), нет имени или номер повторяет строку выше;
- предупреждение — клиент загрузится без одного поля: неверный email или дата рождения, обрезанные заметки.
Переключатель «Клиенты из файла уже бывали у нас» включён: если в услугах задана цена первого посещения, этим клиентам она не достанется. Выключите его, если в файле новые люди — например, заявки. Затем нажмите «Импортировать».
Ошибки не обязательно исправлять сразу: загрузите всё, что прошло, а остальное — потом, по отчёту.
4. Проверьте итог
Шаг «Результат» делит строки файла на группы:
- «Создано» — новые клиенты;
- «Привязано (уже были в системе)» — человек уже пользуется SetNow, например записывался в другую компанию. У вас он появится с именем и заметками из файла, его собственный аккаунт не меняется;
- «Уже в вашей базе» — такой телефон у вас уже есть. Клиент не дублируется и не перезаписывается;
- «Ошибок» — строки, которые не загрузились.
Если ошибки есть, нажмите «Скачать отчёт об ошибках» — Excel с номером строки и причиной. Исправьте эти строки в исходном файле и загрузите его снова: уже загруженные клиенты попадут в «Уже в вашей базе».
Клиентам при загрузке ничего не приходит — ни SMS, ни писем. Чтобы постоянные клиенты записывались к вам в SetNow, поделитесь с ними ссылкой для записи.
Частые вопросы
- Загрузил файл дважды — будут дубли? Нет: клиента узнают по телефону, второй раз он попадёт в «Уже в вашей базе».
- Как исправить имя после загрузки? В карточке клиента. Повторная загрузка файла уже загруженных клиентов не меняет.
- У клиента в файле два телефона. Оставьте в ячейке один мобильный, второй можно перенести в заметки.
- Номера без кода страны не распознаются. Без кода понимаются только номера страны вашей компании. Остальным допишите «+» и код страны.