Asistencia, cancelación y eliminación de citas
De un evento de la agenda importa si se realiza; de la cita de un cliente, cómo terminó. De estas respuestas dependen los descuentos de los bonos, las estadísticas y el cálculo de salarios.
Estados
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Programado, en curso, finalizado | En qué momento está el evento: cambia solo con el paso del tiempo |
| Cancelado (evento) | La cita o la sesión no se realizará |
| Reservado | El cliente tiene cita, todavía sin marcar |
| Asistió | El cliente acudió a la visita o a la sesión |
| No asistió | El cliente no acudió |
| Cancelada (cita del cliente) | La cita la canceló el cliente o la empresa: la fila del cliente indica quién |
La tarjeta de una cita normal tiene una sola etiqueta: el resultado de la visita cuando ya está marcado y, si no, su estado en el tiempo. En una sesión grupal la etiqueta muestra el estado de la sesión en el tiempo, y los estados de los participantes aparecen en sus filas.
Marca la asistencia
En la tarjeta de una cita o de una sesión, cada cliente tiene dos botones: ✓ («Asistió») y ✕ («No asistió»). Puedes poner y corregir la marca en cualquier momento, incluso antes del inicio; si vuelves a pulsar, se quita y el cliente vuelve a estar como reservado.
Toca una cita o una sesión en el Calendario para abrir su pantalla. Los círculos ✓ y ✕ están a la derecha de la fila del cliente; en una sesión, en la fila de cada participante del grupo «Participantes».
Si la finalización automática de citas está activada, cuando termina la visita todos los clientes con cita pasan a «Asistió» por sí solos: solo tienes que marcar a mano las ausencias. Si está desactivada, la asistencia se marca solo a mano.
La finalización automática es el interruptor «Completar citas automáticamente» en Configuración → Reserva online.
La finalización automática es el interruptor «Autocompletar citas» en Más → Configuración → Reserva online.
En una cita pagada con un bono, ✕ pregunta si se descuenta la visita: «No asistió — con penalización» o «No asistió — sin penalización».
En una cita pagada con un bono, ✕ pregunta «¿No asistió?»: «Con penalización» (la visita se pierde) o «Sin penalización» (vuelve al bono).
Cancela una cita
«Cancelar cita» está en el grupo «Cita» de la tarjeta mientras la cita sigue en estado reservado y su día no ha pasado. La cita queda en el historial como cancelada, y el horario se libera para otros clientes.
Si la cita se paga con un bono, elige «Cancelar sin penalización» (la visita vuelve al bono) o «Cancelar con penalización» (la visita se pierde); así se registran las cancelaciones de última hora. Puedes cambiar la decisión más tarde: una cita cancelada o una ausencia pagadas con un bono tienen «Devolver visita» y «Descontar visita».
Si la cita se paga con un bono, después de «Cancelar cita» el teléfono pregunta cómo cancelarla: «Sin penalización» (la visita vuelve al bono) o «Con penalización» (se pierde); así se registran las cancelaciones de última hora. Puedes cambiar la decisión más tarde: una cita cancelada o una ausencia pagadas con un bono tienen «Devolver la visita» y «Descontar la visita».
Para un participante de una sesión grupal, toca su fila en el grupo «Participantes» para abrir «Cita del participante». Allí, «Cancelar cita», «Eliminar cita», «Devolver la visita» y «Descontar la visita» están en el grupo «Cliente».
El cliente puede cancelar la cita por su cuenta (con el enlace del SMS o en la app) dentro del plazo fijado en la configuración de la reserva online, por defecto hasta 3 horas antes del inicio, y la visita se le devuelve. Pasado ese plazo, solo puede cancelarla un empleado.
Al cancelar una sesión grupal entera se cancelan las citas de todos los participantes: consulta «Sesiones grupales».
Elimina una cita creada por error
«Eliminar cita» y «Eliminar sesión» sirven para lo que se creó por error. Lo eliminado desaparece de la agenda, del historial del cliente y de las estadísticas, y la visita pagada con un bono se devuelve. Una cancelación queda en el historial y una eliminación no: si el cliente cambió de opinión, cancela en lugar de eliminar.
«Eliminar cita» está en el grupo «Cita» de la pantalla de la cita, y «Eliminar sesión», en el grupo «Sesión» de la pantalla de la sesión.
Una sesión pasada no se puede cancelar porque ya se realizó. Si se creó por error, elimínala.
Qué depende de esto
- Bonos: la visita se descuenta al reservar y se devuelve al cancelar sin penalización, al eliminar y cuando la empresa cancela la sesión.
- Estadísticas e informes financieros: visitas completadas y cancelaciones, con las cancelaciones del cliente y las de la empresa contadas por separado.
- Salarios: el pago por sesión se calcula a partir de las sesiones realizadas, es decir, no canceladas y cuya hora de fin ya pasó.